تطبيق عملي: فحص نظام الرقابة الداخلية لدورة المشتريات
الخطوة الأولى: تحديد الهدف والمخاطر
الهدف الرئيسي للفحص: التأكد من أن جميع المشتريات التي تمت تتعلق فعلاً بعمليات الشركة، وأنها تمت بأسعار مناسبة وبموافقة رسمية.المخاطر المحتملة:
شراء مواد (بطاطا) بكميات غير مبررة أو غير مطلوبة.
اختيار مورد بأسعار مرتفعة أو بشكل غير تنافسي.
عدم مطابقة البضاعة المستلمة للمواصفات المطلوبة.
الخطوة الثانية: تصميم وتطبيق الاختبارات (باستخدام بيانات من الملف)
لتحقيق الهدف، سنقوم بتصميم اختبارات عملية بناءً على البيانات المتوفرة في الملف:1. اختبار الموافقات (Test of Authorization)
الضابط الرقابي: يجب أن يتم الحصول على موافقة خطية أو إلكترونية على أمر الشراء قبل إصداره للمورد.
التطبيق:
سنختار عينة عشوائية من بند "مشتريات بطاطا" بقيمة 1,555,200 جنيه.
سنطلب من قسم المشتريات تقديم المستندات الداعمة لكل معاملة في العينة، مثل "أمر الشراء" (Purchase Order).
سنقوم بفحص أمر الشراء للتأكد من وجود توقيع أو موافقة إلكترونية من المدير أو الشخص المخول.
2. اختبار الفصل بين المهام (Test of Segregation of Duties)
الضابط الرقابي: يجب أن تكون مهام طلب الشراء، والاستلام، وتسجيل الفاتورة، والدفع مفصولة بين موظفين مختلفين.
التطبيق:
سنأخذ عينة من المصروفات المتعلقة بالمشتريات مثل "مصروفات شحن بحري" (166,817) و**"مصروفات نقل" (55,606)**.
سنقوم بفحص أذونات الصرف والفواتير المتعلقة بهذه المصروفات.
سنقارن بين أسماء الموظفين على المستندات: هل الشخص الذي وافق على طلب الشراء هو نفسه الشخص الذي استلم البضاعة؟ وهل هو نفسه من قام بتسجيل الفاتورة للدفع؟ إذا كانت الأسماء متطابقة، فهذا يعني وجود ضعف في الرقابة.
3. اختبار المتابعة والمطابقة (Test of Reconciliation)
الضابط الرقابي: يجب أن تتم مطابقة الفاتورة التي يتم دفعها مع أمر الشراء ومحضر الاستلام.
التطبيق:
سنأخذ عينة من الفواتير المدفوعة (مثل فاتورة بقيمة 3,526 جنيه) المتعلقة بـ "إيصالات شحن بحري".
سنطلب المستندات الثلاثة: أمر الشراء، ومحضر الاستلام، والفاتورة.
سنقوم بمطابقة الكميات والأسعار والمواصفات المذكورة في المستندات الثلاثة.
سنبحث عن أي فروقات. على سبيل المثال، هل الكمية المذكورة في الفاتورة مطابقة للكمية التي تم استلامها فعلاً في محضر الاستلام؟
4. اختبار الوجود والمصداقية (Test of Existence)
الضابط الرقابي: يجب أن تكون جميع المشتريات موثقة بالكامل وبشكل دقيق.
التطبيق:
سنختار بند "مواد تعبئة وتغليف" بقيمة 237,021 جنيه.
سنطلب تتبع هذه المصروفات من فاتورة المورد إلى إذن الصرف البنكي.
سنبحث عن أي فواتير وهمية أو مصروفات غير مدعومة بمستندات.
الخطوة الثالثة: تحليل النتائج وتقديم التقرير
بعد الانتهاء من الاختبارات، ستقوم بتجميع النتائج في تقرير.النتائج: ستذكر نقاط القوة في الرقابة (مثال: جميع أوامر الشراء كانت معتمدة). وستوضح نقاط الضعف المكتشفة (مثال: لم يتم فصل المهام في عملية الدفع).
التوصيات: ستقدم توصيات عملية. على سبيل المثال، قد توصي بتطبيق نظام إلكتروني لإدارة المشتريات يضمن الفصل الآلي للمهام ويمنع إصدار أوامر شراء غير معتمدة