مع اقتراب نهاية العام المالي، يصبح دور المحاسب أكثر حيوية في ضمان دقة التقارير المالية وتجهيز الحسابات للعام الجديد. خلال العشر الأواخر من ديسمبر، تتطلب المهام المحاسبية تنفيذ مجموعة من الخطوات الدقيقة التي تشمل الجرد، التسويات، وإعداد التقارير.
1. تنفيذ التسويات الجردية
تعد التسويات الجردية من أهم الخطوات في نهاية العام، حيث تهدف إلى التأكد من تسجيل الإيرادات والمصروفات بشكل صحيح. وتشمل:
- المصروفات المدفوعة مقدمًا: مثل الإيجارات أو التأمينات التي تغطي فترات زمنية تمتد إلى العام الجديد، حيث يتم توزيعها بشكل مناسب بين السنوات المالية.
- الإيرادات المستحقة: التأكد من تسجيل الإيرادات التي تخص العام الحالي ولم يتم تحصيلها بعد، مثل إيجارات مستحقة أو خدمات مقدمة.
- المخصصات: إنشاء مخصصات مثل مخصص الديون المشكوك في تحصيلها أو مخصص تعويض الموظفين لضمان الالتزام بتغطية الالتزامات المستقبلية.
2. أعمال الجرد
الجرد هو الركيزة الأساسية لضمان مطابقة السجلات المحاسبية مع الموجودات الفعلية، وينقسم إلى:
- جرد المخزون: التأكد من كميات المواد والبضائع وتحديد الأصناف الراكدة، التالفة، أو غير القابلة للبيع.
- جرد الأصول الثابتة: يشمل التحقق من وجود المعدات والآلات، تحديث سجل الأصول، ومراجعة حسابات الإهلاك.
- جرد النقدية والعهد: مطابقة الأرصدة النقدية مع سجلات الصندوق وجرد العهد العينية للتأكد من عدم وجود أي نقص أو أخطاء.
- جرد الشيكات وأوراق القبض: فحص جميع الشيكات المؤجلة وأوراق القبض للتأكد من تسجيلها وترحيلها بشكل صحيح.
3. إعداد قيود الإقفال
تشمل قيود الإقفال:
- إقفال حسابات الإيرادات والمصروفات في حساب الأرباح والخسائر لنقل الأرصدة إلى الميزانية العمومية.
- تصفية الحسابات المؤقتة مثل المصروفات والإيرادات المتقدمة أو المؤجلة، حيث يتم تعديل الحسابات لتكون متوافقة مع الفترة المالية الحالية.
4. مطابقة الحسابات
من الخطوات الأساسية في نهاية العام:
- مطابقة الحسابات البنكية: مطابقة كشوف الحسابات البنكية مع السجلات الداخلية لمعالجة أي فوارق مثل الشيكات المعلقة أو الفوائد غير المسجلة.
- مطابقة حسابات العملاء: إعداد كشف تحليلي للديون المستحقة ومراجعة أرصدة العملاء الراكدة وأسباب التأخر في السداد.
- مطابقة حسابات الموردين: التحقق من مطابقة أرصدة الموردين مع كشوف الحسابات وتحديد الفوارق، إن وجدت، لمعالجتها.
5. إعداد مسودة القوائم المالية
- الميزانية العمومية: مراجعة الأصول والخصوم لضمان التوازن المالي.
- قائمة الأرباح والخسائر: التأكد من دقة تسجيل الإيرادات والمصروفات مع توضيح أي استثناءات أو بنود غير اعتيادية.
- الإيضاحات المتممة: إعداد تفاصيل إضافية تعزز شفافية القوائم المالية، مثل السياسات المحاسبية المستخدمة أو تفسير التغيرات الكبيرة.
6. التخطيط للعام المالي الجديد
التحضير لبداية جديدة يتطلب:
- إعداد دليل الحسابات: التأكد من جاهزية الحسابات للنظام المحاسبي الجديد وضمان وضوح هيكل الحسابات.
- مراجعة النظام المحاسبي: إجراء تحسينات على النظام المحاسبي إذا لزم الأمر، مع معالجة أي مشاكل ظهرت خلال العام السابق.
- تحديد الأرصدة الافتتاحية: توثيقها بشكل دقيق استنادًا إلى النتائج النهائية للسنة المنتهية.
7. التأكد من الالتزام باللوائح والقوانين
- مراجعة السياسات والإجراءات المالية المتبعة في الشركة للتأكد من توافقها مع اللوائح المحاسبية المحلية والدولية.
- إعداد التقارير المطلوبة من الجهات التنظيمية، مثل تقارير الزكاة أو الضرائب.
الختام
إتمام هذه المهام بدقة واحترافية يضمن للشركة انتقالًا سلسًا إلى العام المالي الجديد دون مشكلات أو تأخيرات. التنظيم الجيد والتعاون بين الإدارات المالية المختلفة يسهمان في تحقيق أهداف الشركة المالية ويعززان من مصداقيتها أمام الجهات التنظيمية والمساهمين.